La certification des données statistiques des Foires et Salons

La certification des manifestations commerciales (foires et salons) est le contrôle :

- des exposants présents

- des surfaces d’exposition (m² de stands + espaces d’animation en rapport avec le thème de la manifestation)

- des visites effectives (pour tous types de manifestations)

- des visiteurs venus (seulement pour les manifestations destinées aux professionnels).

La certification des données statistiques répond à une obligation légale pour contribuer au bon déroulement d’une foire, d’un salon, d’un congrès avec expo. Elle permet d’anticiper les moyens et la logistique à mettre en œuvre par les pouvoirs publics : transports, sécurité... Elle vient en complément des obligations liées à la sécurité dans les Etablissements Recevant du Public. Elle est destinée d’abord aux Pouvoirs Publics (Préfectures, ministères, CCI, …), mais également aux exposants et aux visiteurs. Les données certifiées (nombre d’exposants – nombre de visites – surfaces d’exposition) sont rendues publiques sur le site ministériel : https://www.foiresetsalons.entreprises.gouv.fr/index.php

C’est une obligation pour l’organisateur de faire certifier les caractéristiques chiffrés de chaque édition de ses manifestations.

C’est une obligation des sites enregistrés* de faire les déclarations annuelles des manifestations accueillies – par internet – incluant les données certifiées.

* parcs d’expositions / palais des congrès / espaces multi-destinations (voir règlementation sur l’obligation des sites d’être enregistrés)

La certification est une obligation pour laquelle il n’y a pas de minimum de surfaces ou d’exposants. Par contre, suivant la surface (voir ci-dessous), l’organisateur peut faire appel ou non au site d’accueil pour réaliser les opérations de contrôle aboutissant à la certification de la manifestation.

 Attention !Si le site d’accueil assure une certification :

- celle-ci doit être effectivement réalisée, en particulier, elle doit faire l’objet de l’émission d’un PV reprenant les données certifiées

- elle engage la responsabilité légale du site vis-à-vis de l’organisateur et toute autre partie intéressée (Administration, exposants,…)

L’organisateur doit déclarer les données certifiées (et fournir le PV remis par son organisme certificateur) à l’exploitant du site où se déroule sa manifestation (en principe, au moment de la signature du contrat de location pour l’année suivante).

Chez DEKRA Certification, la vérification se fait en 3 temps : 

• Pendant la manifestation : vérification sur place de la réalité de la présence des exposants, des surfaces utilisées, de la billetterie ou de l’enregistrement informatique des visiteurs.
• Après la manifestation : contrôles de cohérence entre les éléments transmis et les relevés effectués.
•  L’organisateur reçoit un PV de certification qu’il doit transmettre au site d’accueil de sa manifestation.

-> C’est simple, rapide, et sans surcharge de travail pour l’organisateur.

•        Amende administrative – pour l’organisateur - de 37 500 € au minimum (voir Code du Commerce)
•        Les contrats d’assurances (organisateur et site) ne fonctionnent pas :

o    Ni pour l’organisateur qui n’a pas rempli ses obligations légales

o   Ni pour le site n’a pas fait la déclaration avec les données certifiées ….Donc qui n’a pas rempli également ses obligations légales déclaratives auprès des Pouvoirs Publics