COVID-19 - Modalités d'organisation des évaluations menées par DEKRA Certification

Chers Clients,

Chers Partenaires,

Dans cette période singulière de pandémie limitant les activités des entreprises et les déplacements de toutes sortes, nous tenons tout d'abord à vous exprimer nos plus sincères encouragements dans ces moments complexes et difficiles.

Compte tenu de cette situation extraordinaire, nous vous informons des dispositions spécifiques prises par DEKRA Certification concernant les audits à venir, dispositions valables jusqu'à nouvel ordre et pouvant évoluer selon l'évolution de la situation sanitaire et des mesures officielles.

Considérant les points suivants :

• la sécurité au travail, sur la route et à la maison est une des valeurs cardinales du Groupe DEKRA ;
• cherchant eux-mêmes à organiser au mieux leur activité et à préserver la santé de leur collaborateur, nos entreprises clientes et nos partenaires auraient du mal à comprendre qu'un audit programmé d'ici mi-avril soit maintenu aux dates fixées ;
• les mesures de confinement prises par l'État français avec comme mot d'ordre de «rester chez soi» pendant une période de 15 j (au moins) ;
• les obligations auxquelles DEKRA Certification est soumis dans le cadre de ses accréditation Cofrac selon les normes :

- NF EN ISO / CEI 17021-1 : certification de systèmes de management

- NF EN ISO / CEI 17024 : certification de personnes ;

- NF EN ISO / CEI 17065 : certification de produits, procédés et services ;

nous mettons en œuvre dès ce jour les modalités décrites ci-dessous pour la réalisation des audits de certification programmés d'ici le 11 mai.

A) Certification de système de MANAGEMENT

Audit de certification initiale – Étape 1

Sur demande écrite Client, tout audit Étape 1 sera reporté à une date ultérieure qu'il est aujourd'hui difficile de prévoir.

Audit de certification initiale – Étape 2

Sur demande écrite Client , tout audit Étape 2 pourra être reporté à une date ultérieure, qu'il est aujourd'hui difficile de prévoir, de telle sorte que l'intervalle de temps entre les audits Étape 2 et Étape 1 soit inférieur ou égal à 6 mois.

Dans le cas où l'audit de certification initiale – Étape 2 ne pourrait se tenir 6 mois après la date du dernier jour de l'audit Étape 1, un nouvel audit Étape 1 sera alors planifié à une date ultérieure qu'il est aujourd'hui difficile de prévoir.

Audit de surveillance 1 après certification initiale

Sur demande Client, le premier audit de surveillance après une certification initiale pourra être reporté à une date ultérieure, qu'il est aujourd'hui difficile de prévoir, et qui ne saurait excéder la date de début de validité du certificat + 18 mois.

À défaut, la certification sera suspendue à partir de cette échéance (date de début de validité du certificat + 18 mois).

Audit de surveillance

Sur demande écrite Client, l'audit de surveillance pourra être reporté à une date ultérieure en 2020 qu'il est aujourd'hui difficile de prévoir. À défaut, la certification sera suspendue à compter du 01/01/2021.

Audit de renouvellement

Sur demande écrite Client, tout audit de renouvellement ne pouvant se tenir avant la fin de validité du certificat pourra être mené en deux parties de la manière suivante :

ü  audit à distance à réaliser au plus tard le jour de fin de validité du certificat, audit ne pouvant pas excéder 30 % de la durée totale de l'audit de renouvellement et en s'assurant des aspects de sécurité et confidentialité des échanges ; idéalement, l'audit à distance porterait sur les exigences normatives relatives à la revue de direction, audit interne, etc., et serait à organiser avec le représentant de l'entreprise en charge de l'animation du système de management ;

ü  audit physique sur site, le reste du temps (durée d'audit diminuée de la durée d'audit à distance) à une date à fixer entre la date de fin de validité du certificat et cette date d'expiration du certificat + 6 mois.

À défaut, la certification de l'entreprise ne pourra être maintenue. Une nouvelle certification ne pourra être délivrée que suite à un audit initial aux résultats satisfaisants.

Autre type d'audit (de transfert, spécial, inopiné, etc.)

Sur demande écrite Client, le report de tout autre type d'audit que ceux décrits ci-dessus ne peut s'envisager que dans un délai de deux mois après la date originellement définie. Au-delà, la certification sera suspendue.  

Management des non-conformités

Dans le cas où l'entreprise auditée ne peut fournir, dans les trois mois après la date du dernier jour d'audit, les preuves de mise en œuvre des actions qu'elle a décidées suite à non-conformité majeure, il est accordé un délai supplémentaire de deux mois pour ce faire. Au-delà, la certification sera suspendue.

Audit déjà réalisé

Pour les audits déjà réalisés et dont la décision de certification n'est pas encore prononcée, nous nous organisons pour conserver les délais habituels de prise de décision qui intervient dans les 8 semaines au plus tard après la date du dernier jour de l'audit.

Supervision d'auditeur

Nous avons interrompu pendant 6 mois la supervision, organisée par nos soins, de nos auditeurs de certification durant un audit de certification.

B) Certification de compétences

Evaluation de compétences (diagnostiqueurs immobiliers)

Toute session d'examen étant interrompue jusqu'à nouvel ordre, nous ne pouvons faire passer d'examen aux candidats et notamment ceux dont les certificats arrivent à leur terme dans les 2 prochaines semaines a minima.

Tout contrôle sur ouvrage étant interrompu jusqu'à nouvel ordre, nous ne pourrons pas réaliser ces contrôles pour les personnes concernées et notamment pour celles dont l'échéance de surveillance arrive à terme dans les 2 prochaines semaines.

Compte tenu de cette impossibilité, nous sollicitons l'Administration sur ce point afin de connaître la marche à suivre et, bien entendu, nous vous en informerons aussitôt.

Supervision d'examinateur

Nous avons interrompu pendant 6 mois la supervision, organisée par nos soins, de nos auditeurs de certification durant un audit de certification.

 C) Attestation de capacité catégorie V – Fluides frigorigènes

Audit des opérateurs attestés en catégorie V (fluides frigorigènes)

Les audits de suivi sur site pour les prochains mois étant en cours de programmation, il convient par prudence de surseoir cette programmation, laquelle pourra reprendre lorsque la situation aura recouvré une certaine normalité (pas avant mai-juin avec les informations dont nous disposons actuellement).

Supervision d'auditeur

Nous avons interrompu pendant 6 mois la supervision, organisée par nos soins, de nos auditeurs de certification durant un audit de certification.

 D) Evaluation sur site de DEKRA Certification par le Cofrac

Pour ce qui concerne l'observation d'un de nos auditeurs de certification par le Cofrac, toutes les observations prévues sont annulées jusqu'à nouvel ordre et reportées à une date ultérieure, sauf celles pouvant être entièrement réalisées à distance.

 E) Audit selon le schéma BRC

Lorsque le site est opérationnel, mais qu'un audit physique ne peut avoir lieu à la date d'échéance de l'audit ou avant celle-ci et entraînera l'expiration des certificats existants, un nouveau certificat d'une validité maximale de 12 mois peut être délivré sur la base de :

- Le site fournit à l'organisme de certification les résultats d'une auto-évaluation documenté  "audit interne" au format du BRCGS,  décrivant la manière dont les processus de maîtrise sur le site répondent aux exigences de la norme.

- L'organisme de certification vérifie et "challenge"  cette maîtrise par  un "audit à distance".

- Tous les sites doivent faire l'objet d'un audit des BPF dès que possible après la levée des restrictions de voyage, mais au plus tard 6 mois après l'audit à distance

Chaque cas sera traité séparément, toute décision devra être basée sur une évaluation des risques documentée.

Quelle que soit votre situation, en particulier si elle ne s'inscrit pas dans un des cas sus évoqués, nous vous invitons à nous en faire part par courriel. Nous nous organisons au mieux pour vous apporter une réponse au plus vite et comptons sur votre compréhension pour d'éventuels allongements de nos délais de réponse.

Bien cordialement,